情報管理・品質管理に関する基本方針

弁理士法人M&Partnersは、特許、商標、意匠その他の知的財産に関する業務を通じて、依頼者の未公開発明、技術情報、事業計画、ブランド戦略その他の重要情報を取り扱っている。

当事務所は、これらの情報が依頼者の競争力及び企業価値に直結する重要な資産であることを認識し、情報管理、品質管理、人材育成、コンプライアンス及び事業継続を、知的財産サービスの基盤として位置付けている。

1. 基本姿勢

当事務所は、知的財産に関する専門サービスを安定的かつ継続的に提供するため、依頼者から受領した情報の保護、業務品質の維持向上、専門人材の育成及び法令・職業倫理の遵守を重視している。

また、技術、制度、社会的要請及び依頼者のニーズの変化を踏まえ、事務所の管理体制を継続的に見直し、改善に努める。

当事務所は、弁理士法その他の関係法令に基づく守秘義務を遵守し、依頼者から受領した情報を適切に管理する。

電子データについては、アクセス権限の管理、バックアップ、ウイルス対策、メール及びファイル共有の適切な運用等により、情報漏えい、紛失、不正アクセス等のリスク低減に努めている。

紙媒体についても、保管、利用及び廃棄の各段階において、機密性を損なわないよう適切な管理に努めている。

個人情報の取扱いについては、個人情報保護方針に基づき対応している。

当事務所は、未公開発明、出願前情報、審査対応資料、契約関連情報その他の重要情報を取り扱う専門事務所として、サイバーセキュリティを重要な管理課題の一つと位置付けている。

業務システム、メール、ファイル管理、バックアップ、ネットワーク環境等について、継続的な点検と改善を行い、サイバー攻撃、マルウェア感染、なりすましメール、システム障害等のリスク低減に努めている。

また、万一問題が発生した場合には、影響範囲の確認、復旧及び関係者への適切な連絡を速やかに行うよう努める。

当事務所は、ISO/IEC 27001等の国際的な情報セキュリティ管理基準も参考にしながら、情報資産の管理、アクセス管理、バックアップ、ログ管理、委託先管理及びインシデント対応等について、実情に即した管理体制の整備と改善に努めている。

当事務所は、知的財産業務において期限管理が極めて重要であることを認識し、案件ごとの期限、進捗及び対応状況を管理している。

特許出願、商標出願、意匠出願、中間処理、審判、外国出願、鑑定、調査その他の各業務において、書類確認、案件ごとの検討、必要に応じた複数名によるチェック等を行い、業務品質の維持向上に努めている。

また、依頼者の事業目的、技術内容、権利化方針及び案件の性質を踏まえ、形式的な手続対応にとどまらない実務対応を重視している。

生成AIにより作成された文書の取扱いについては、生成AIにより作成された文書の取扱いに関する方針に基づき、専門家による確認及び再構成を前提として対応している。

当事務所は、知的財産業務の品質は、担当者の専門性、経験、判断力及び継続的な学習によって支えられるものと考えている。

弁理士及びスタッフが、国内外の知的財産制度、審査実務、判例、技術動向、外国実務、情報セキュリティ等について継続的に学習し、専門性を維持・向上できるよう努めている。

また、所内での情報共有、OJT、外部研修、専門団体での活動等を通じて、実務能力の向上を図っている。

当事務所は、弁理士法、不正競争防止法、個人情報保護法その他の関係法令を遵守し、公正かつ誠実に業務を遂行する。

また、利益相反の確認、個人情報の適切な取扱い、ハラスメント防止、反社会的勢力との関係排除、外国法制・経済制裁等への配慮を含め、専門職業人として責任ある業務運営に努めている。

当事務所は、依頼者及び取引先が定める行動規範、調達方針、サプライヤー基準等についても、業務の性質及び適用範囲を踏まえ、必要に応じて確認し、誠実に対応するよう努めている。

当事務所は、災害、感染症、システム障害その他の緊急事態が発生した場合にも、重要業務を可能な限り継続できるよう、期限管理体制の維持、業務データの保全、複数の連絡手段の確保等に努めている。

事業継続に関する具体的な取組みについては、事業継続計画（BCP）への取り組みもあわせてご参照ください。

また、情報管理、品質管理、人材育成、コンプライアンス及び事業継続に関する取組みについて、継続的に見直しを行い、必要に応じて改善していく。