当事務所における電子署名・クラウドサービス・生成AIの利用について
当事務所では、業務の効率化及び品質向上のため、適切な情報管理措置を講じた上で、必要に応じて電子署名サービス、クラウドサービス及び生成AIを利用することがあります。
なお、依頼者の未公開情報その他の秘密情報を取り扱う業務で生成AIを利用する場合には、事前に依頼者の同意を得ます。
電子署名サービス
出願依頼書その他の書類への入力・署名等に電子署名サービスを利用する場合には、データの暗号化、アクセス管理、バックアップ・冗長化、事業継続・災害復旧対策その他のセキュリティ対策の実施状況を確認した上で、当事務所が適切と判断したサービスを利用します。
クラウドサービス
ファイルの授受、情報共有その他の業務にクラウドサービスを利用する場合には、提供事業者のセキュリティ対策、データの取扱い、アクセス管理、事業継続体制その他の事項を確認した上で、当事務所が適切と判断したサービスを利用します。
生成AIの利用
当事務所が依頼者の未公開情報その他の秘密情報を取り扱う業務で生成AIを利用する場合には、依頼者の同意を得た上で、契約条件又はサービスの設定上、当事務所が入力した情報等がモデルの学習・改善に利用されないことを確認した業務向けサービスを利用します。
生成AIは、技術内容の整理、文書のドラフト、文章の確認、翻訳その他の業務を補助するために利用するものであり、その生成結果をそのまま専門家の判断に代えるものではありません。生成AIを利用した場合も、担当弁理士等が必要な確認及び修正を行い、最終的には当事務所の責任において業務を行います。
依頼者の情報管理方針への対応
依頼者にクラウドサービス、ファイル授受その他の情報管理に関する社内方針がある場合には、その内容を確認し、業務上可能な範囲で対応します。
なお、当事務所自身の情報管理、サイバーセキュリティ及び事業継続に関する基本的な考え方については、以下のページでも公開しています。